「なんとなくメールを整理していたら、1時間が過ぎてしまった…」「契約書の確認やメールの返信、雑務がどれだけあるかわからない…」
そんなふうに重要ではないタスクに追われて、本来やるべきことを見失ってしまうことはないでしょうか？
HubSpotを使っていても、CRMの情報量が多すぎてタスクが埋もれてしまうことがあります。
たとえば、コンタクトとのメール履歴を眺めているうちに、返信漏れが発生したり、どの案件が進行中なのか分からなくなったり…。
HubSpot CRMでは、タスク機能を使ってToDoを一元管理できます。この記事では、HubSpotのタスク機能を使って「今やるべきこと」を明確化し、日々の業務をスムーズに進める方法を紹介します。
HubSpotでタスクが埋もれてしまう理由
HubSpot CRMには無料で使えるタスク機能がついています。 「ちょっとした覚え書き程度の機能」と思っていませんか？
HubSpotを使うほど、顧客とのメール、問い合わせ、案件情報など、あらゆる情報が集約されます。しかし、その情報に関連するToDoを別ツールで管理していると、タスクが分散して見えなくなってしまうのです。
もちろん、やり取りが少ない場合は、スプレッドシートやエクセルで管理していても間に合うでしょう。しかし、どんなツールも使い方次第です。 HubSpot CRMに紐づけてタスクを管理すれば、「誰に」「いつ」「何をやるか」が一目で分かり、タスクの抜け漏れを防げます。
HubSpotのタスク機能、実は“CRMのおまけ”じゃない
単なるToDoリストとして使うと、タスクを「書いて満足」してしまうことがあります。 2011年の心理学研究（Baumeisterら）では、未完了の目標は計画を立てることで達成意欲が低下することが示されています。
つまり、「計画を立てるだけ」では不十分で、“実行可能な形で登録する”ことが重要なのです。
HubSpotなら、「いつ・誰に・何をやる」をCRMの情報と結びつけられるため、実行につながるタスク管理が可能です。
今日やることを見える化する3つのステップ
ここからは、HubSpot CRMのタスク機能を活用して「今日やること」を見える化する具体的な方法を紹介します。
①「担当者＋期限」でタスクをつくる
タスクは、メニューの「CRM」→「タスク」から一覧作成も可能ですが、基本的には誰か（＝コンタクト）、何かの案件（＝取引）に関わるはずなので、特定のコンタクトや取引に紐づけて作成するのがわかりやすいです。
手順：
- コンタクト詳細画面を開く
- 中央エリアの「アクティビティ」→「タスク」タブを選択
- 「タスクを作成」をクリック
- 内容・期限・担当者を設定
1人で使う場合も通知やフィルターが使いやすくなるので、担当者「自分」を忘れず設定しておきます。
注意点として、例えば顧客とのやりとりに関するタスクだけを作るのように、タスクの登録ルールをあらかじめ決めておくことが重要です。
タスクを登録するという作業が流れに乗ってしまうと、本業に関わることや関係の無いことまでついつい登録してしまいます。そして、たくさんのタスクを作って仕事が片付いたと錯覚してしまいます。何でもかんでも登録すると、作業が増えて本質的な仕事が埋もれてしまいます。
②「タスクビュー」で“今日やることだけ”を抽出
メニューのCRMタブからタスクを選択すると、タスクの一覧を表示できます。ここから個別の条件でフィルタリングしたタスクビューを確認できます。
ビューで確認するためのポイントは今日やることだけを抽出することです。人間はやらやきゃいけないことが多すぎると混乱して、モチベーションが低下してしまいます。結果的に今日やるべきこともやれなくなっては本末転倒です。
後回しにしてよいことは後回しにして、目の前のことだけに集中しましょう。
③タスクの期限は「いつまで」ではなく「いつやるか」で設定
多くの人が、「金曜日までに」と締め切りベースで設定しがちです。 しかし、それでは金曜にタスクが集中してしまい、やり切れないことが起こります。
「金曜日まで」ではなく、「木曜10時にやる」といった“実行日”で設定しましょう。
スケジュールをブロックしておくことで、実行率が大きく変わります。
悪い例：Aさんに見積もり回答・・・金曜日まで
良い例：木曜10時：Aさんに見積もり回答
タスクが具体的になることで行動が明確になり、実行意欲が高まります。私自身も、タスクをスケジュールに組み込むことで、達成度合いが変わってくることを実感しています。ちょっとしたことですがぜひ意識してみてください。
タスクを続けるためのおすすめ設定
通知ON／OFFのバランスを大切に
HubSpotではタスクにリマインド通知を設定できます。 ただし、何でもかんでもONにするのはやめましょう。大量の通知が来るようになって結果的に通知を無視するということになりかねません。
重要タスクや特定の案件だけONにするなど、通知設定もルールを決めて使いましょう。
まとめ｜HubSpotで「今日の行動を見える化」しよう
HubSpot CRMのタスク機能を上手に使えば、「誰に・いつ・何をやるか」が常に明確な状態を保つことができます。 タスクが整理されると、仕事のペースが安定し、無駄な切り替えも減ります。
まずは今日、「HubSpot上にタスクを3件だけ登録」してみましょう。それだけでも、日々の業務が驚くほどスッキリするはずです。
「設定の仕方が不安」「チームでの運用ルールを決めたい」という方は、 無料相談で一緒に見直してみませんか？
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（※参考文献：Baumeister, R. F. et al., Motivational and cognitive aspects of unresolved goals, 2011）
