HubSpotを使っていると、「通知が多すぎて大事なものを見逃す」「どれが重要かわからない」という悩みがよくあります。 通知は、きちんと整理すれば仕事のスピードを上げる武器になります。
この記事では、HubSpotの通知設定（右上の設定＞通知 から確認できます）を見直して整理するだけで、反応スピードを自然に高める方法を紹介します。
HubSpotの通知、初期設定のままだと“多すぎ＆漏れやすい”
HubSpotはマーケティングからセールス、カスタマーサービスまで全てがオールインワンになっているので多種多様な機能があります。たくさんの機能があるが故に、多くの通知設定があります。
そのため初期設定のままだと、不要な通知が大量に届き、重要なものほど埋もれやすい という状態になります。
そもそも、通知そのものが作業の集中を妨げ、タスクの完了時間が延びることを示した研究があります。研究によると、通知で作業が中断すると、タスク切り替えの認知負荷により、生産時間の最大40%が失われるとも言われています。 (University of Chicago Press)
本来、集中が必要な時間帯は通知をOFFにするのが理想です。とはいえ、クライアントワークでは即レス、スピーティなー対応が求められる場面もあります。
だからこそ重要なのは、“本当に必要な通知だけ”を受け取るように通知環境を設計し直すこと。 これが、返信スピードを上げる最短の改善ポイントです。
通知設定で見直すべき3つのポイント
ここからは通知設定の3つのポイントを紹介します。
① まずは通知の種類を整理する（1つに絞る）
HubSpotには以下4種類の通知があります。
- Eメール通知
- ベル通知（HubSpot内）
- ブラウザ通知
- ポップアップ通知（デスクトップ）
PC作業中にリアルタイムで届くのは 2〜4 の3種類。ここを一つに絞ることを強くおすすめします。HubSpotの設定画面にも説明が書いてありますが、他のサービスと同じような通知方法になるブラウザ、もしくはポップアップにすると良いでしょう。
そして通知ONにするのは、「これだけはリアルタイムで知っておきたい」という項目に限定します。それ以外は Eメール通知へ回すと、情報管理がぐっと楽になります。
② デスクトップ通知する”重要な1つのイベント”を決める
続いて、先ほど設定したデスクトップ通知したい、重要なイベントを1つだけ決めましょう。
1つというと極端に思われるかもしれません。しかし、多くの通知の中で、本当に即時対応しなければならないことはどれほどあったでしょうか？実際、あまり多くはないと思います。まずは1週間だけでも、1つに絞って試してみるのがおすすめです。
重要な1つのイベントは、一人一人の職種、今取り組んでいる仕事の内容によって変わります。営業であれば、取引のステージ変化であったり、新しい引き合いがあったときかもしれません。マーケターであれば、仕掛けたイベントやメールに対するリアクションがあった時かもしれません。
先ほど述べたように、タスクの切り替えは集中力を大きく低下させます。まずは1つだけに絞ってみて、それによるスッキリ感を感じてみてください。通知のない、じっくり集中できる環境を実感できるはずです。
③ メール通知は“自分宛のみ”に限定
メール通知は、後で確認できれば良いものを設定し、さらに自分宛のみに絞ってみてください。
チームでHubSpotを使っている場合、さまざまなコンタクトや取引が頻繁に動きがあります。多くの通知を設定が流れてくるとチーム全体の動きを把握できますが、それが逆に作業の集中力を下げる要因になります。
自分宛のみに限定して受け取るようにすれば、メールを開いて通知の確認だけに30分も費やしてしまった、のような思わぬ時間の浪費を防ぐことができます。
また、HubSpotでは「フォロー中のレコード」があると、担当者でなくても通知が届く項目があります。不要なレコードはフォロー解除しておくと通知量が安定します。
モバイルアプリを使っているなら”要即レス案件”専用に
HubSpotにはモバイルアプリもあります。アプリを使えば出先でもどこでもHubSpot CRMの情報を確認できますので、人によっては重宝しているでしょう。しかし、たくさんのアプリ通知が来るようになってしまっては精神的な負担が増え、結局見ないことになりかねません。
そこで、アプリの通知は「今重要な時期の案件」「重要なクライアントとの案件」のような即レス案件専用にするのをおすすめします。
例えば：
- 商談が進行中の案件
- 主要顧客からの問い合わせ
- 今日中に反応が必要なタスク
こういったものだけにすると、通知＝対応すべき案件、と自然に結びつきやすくなります。
まとめ｜通知設計は「仕事のテンポ設計」でもある
通知設定で見直すべきポイントを紹介しました。もちろん、所属しているチームによっては全ての通知を受け取る、できるだけ通知を見る文化があるかもしれません。しかし、そのままでは明らかに集中力の低下を招き、仕事のパフォーマンスは落ちてしまいます。
可能な範囲で、通知を減らし自分が本当にやるべき作業に集中できる環境を整えましょう。
最後に、見直すチェックポイントをまとめておきます：
- 通知方法は1種類に絞れているか
- 即レスが必要なイベントは1つだけ選べているか
- メール通知は自分宛のみにできているか
通知設計は、単なる設定変更ではなく「仕事のテンポを整える設計」です。
自分の業務スタイルに合った通知ルールを一緒に見直したい方は、無料相談でお気軽にどうぞ。
