HubSpotを使い始めたけど、案件進捗中のやりとりや打ち合わせメモ、ちょっとした思いつきなどそれらの情報をどう記録していけばいいか悩んでいませんか？
打ち合わせの議事録に書いて後でメンバーに共有したけど、結局どの議事録に書いたのか忘れてしまったり。
HubSpot CRMにはそのような一時的な情報を残せるメモ機能があります。これをうまく活用することで、単なる顧客情報だけでなく、個人の思考の断片も合わせて残すことができるようになります。
この記事では、HubSpot CRMのメモ機能を使ってストック情報だけでなくフロー情報も一緒に残す方法を紹介します。
HubSpotのメモ機能を“案件メモ帳”として使う価値
HubSpot CRMでは顧客とのメールのやりとりやミーティング履歴、タスクなどを、アクティビティー＝一つの時系列として残すことができるということを以下の記事で紹介しました。
フリーランス向けCRM無料活用術｜HubSpotで顧客管理と案件管理を一元化
しかし、そういった自動で記録される方法以外の内容、例えば自身の気づきや思いつきなど、それらの情報は自動でコンタクトに登録されません。
それらを記録するために、HubSpot CRMについているメモ機能を使いましょう。これは、コンタクトだけでなく取引やチケットなどでもそれぞれで登録することができます。
登録したメモは詳細画面の中央にアクティビティーとして残っていきます。ミーティングやメールのやり取りの後にちょっとしたことを記録すると、時系列で整理されるため「あの時の打ち合わせのメモどこに保存したかな？」ということがグッと減ります。
こうしたメモを探すのは非常に手間ですし、これがあると、単に「氏名」「メールアドレス」などの無機質な情報だけでなく、「個人的な印象・思いつき」などウェットな情報も一緒に残すことができるようになります。
メモ機能を活かす3つの書き方ルール
ここからはメモ機能を活かすための3つの書き方ルールを場面別に紹介します。
① ミーティング前→目的と想定質問を書く
ミーティング前の準備として、ミーティングの目的、想定質問などをメモ機能で活かすことができます。特に、メモ機能ではスニペット（定型文）を呼び出すことができますので、初回ミーティングで常に聞いておきたい質問をスニペットに登録し、ミーティング中・後に残すことで、簡単にミーティングのポイント議事メモとして蓄積していくことができます。
② 商談中→印象・感情・小さな違和感をメモ
ミーティング前のメモをもとに商談に臨んだ後は、商談中の印象、感情、小さな違和感など議事録に残すほどでもないけど、抱いた印象を残しておくのも良いでしょう。見積もりを出す時、フォローアップする時など、今後のアクションの都度メモを振り返ることで、最初に感じた違和感から追加の提案につながる可能性もあります。
また、チームメンバーに共有したい内容があれば、@＝メンションを使って共有することもできます。今の状況はもう一歩フォローすべきではないか、引き継ぎように残しておこうなど、取引のデータについてはこういった些細な事柄を残しておくことで、タスクの漏れ・認識のずれを防ぐことにつながります。
③ 成約後→メモのフィードバック＆次に動くための1行メモを残す
無事に成約した後は、最初に自分が抱いた印象は間違っていた、違和感に早めに気付いていたおかげで追加の資料を提示することができたなど、小さなことでも残したメモを振り返る癖をつけておくと、新しい学びを得られるかもしれません。このようにフィードバックのためにもメモは活用できます。
また、このタイミングでメモ＆タスクを残しておくことで、実際のプロジェクトに取り掛かるための初動を早くすることにもつながります。
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HubSpotタスク機能の使い方｜今日やることを見える化する3つのステップ
検索・フィルタ・ピン留めで“使えるメモ”に変える
コンタクトのアクティビティータブを開くと、Eメールやタスク、ミーティングのほかに、メモというタブがあります。タブを切り替えることで記録の残し方によってどの方法で記録されているかを簡単に振り返ることができます。
ミーティングのログでも文章を残すことができますが、より詳細な議事メモ、定型文にできるような議事メモであればメモ機能で残し、メモのタブに切り替えることで議事メモを一覧で振り返ることができるでしょう。
このように、検索、フィルタで一覧化したいものをメモとして記録するというルールもおすすめです。
また、メモの右上、アクションボタンからメモをピン留めすることができます。メモ＝覚え書きなので必要に応じて常に見えるようにしておきたい。こうしたかゆい所にも手が届く機能がHubSpot CRMでは無料で使えます。
まとめ｜HubSpotを「記録ツール」ではなく「思考の一部」に
HubSpot CRMのメモ機能について紹介しました。メモ機能は単なる記録ツールでなく、個人の印象や感覚など、思考の一部を残すために利用できます。こうして蓄積されたメモは、後々フィードバックにも使えますし、次回の案件のための更なるアイディアの元になる可能性もあります。
メモ機能には大きな制限はありません。自由に使って、可能性を引き出しましょう。
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