クライアントからの問い合わせ・引き合いへの返信メールや、ミーティングの調整などに時間を取られていませんか？
この記事では、HubSpotの無料プランを使ってそのような本業以外のコミュニケーションのやり取りをスムーズにして本業に集中できる方法を紹介します。
仕事以外のやり取りに時間を取られていませんか？
フリーランスとして活動を続けて問い合わせや引き合いが増えることは嬉しいことです。ただ、顧客や案件が増える反面、問い合わせ対応や打ち合わせの調整など、細かなコミュニケーションはどんどん増えていきます。
特に、初回の問い合わせへの返信やその後のミーティング調整など、同じようなやり取りを毎回繰り返していませんか？
1回にかける時間はそれほど多くなくても、それらが積み重なると結構な時間になります。全てを1人でやらなければならないフリーランスにとって、そういった効率化できる作業を削り本業に集中することは重要になるでしょう。
HubSpot CRMにはクライアントとのコミュニケーションを効率的に進められる機能が備わっています。顧客データ、商談のデータをHubSpot CRMで一元的に管理し、さらにコミュニケーションも手助けしてくれる。しかも無料プランだけで。さらにさらに、難しい設定は不要の直感的な操作で簡単に利用できます。
そんなHubSpot CRMの無料プランで使えるコミュニケーション術を紹介します。カギは、メールテンプレート・スニペット・ミーティングリンクの3つです。
無料で使えるHubSpot CRM、3つの時短機能
HubSpot CRMの無料プランでも使えるコミュニケーションを効率化する機能は大きく3つです。
1. メールテンプレート
初回のお問い合わせへの返信メールはある程度型が決まっているものです。こちらも相手のことを深く理解できているわけでもなく、相手もいきなり馴々しいメールが来ても戸惑ってしまいます。
そういったメールはできるだけ自分だけの型＝テンプレートを作って効率化してしまいましょう。
2. スニペット
メール本文以外にも、自分ならではのアピールポイントやオリジナルサービス紹介など、定型の言い回しを使うことがあると思います。
そのような、メールとまではいかない定型文をスニペットとして登録して簡単に呼び出すことができます。例えば以下のような使い方ができます。
- 自己紹介や実績の紹介文
- 提案書送付時のひと言メッセージ
- お礼や締めの定型文
数回のショートカットで呼び出せるため、打ち間違いやコピペの手間もなく、一貫した印象を保てます。
3. ミーティングリンク
打ち合わせのセッティングが意外に苦労する作業であるのはいつでも変わりません。そんな時、GoogleカレンダーなどのカレンダーアプリをHubSpotと連携することで、自分だけのミーティングリンクを発行することができます。
リンクからカレンダーの空き枠を探し、お問い合わせしてくれた方が自分で予定を入れることでお互いのスケジュールを確認し合うことなくスムーズにミーティングを予約することができるので、ぐっとストレスが減ります。
最大の魅力は全て無料で使えてCRMと連携できるところ
HubSpot CRMの顧客を表すコンタクトの画面から、メールテンプレートやスニペットは利用できますし、ミーティングリンクを使った打ち合わせはコンタクトの履歴に残っていきます。
テンプレートやスニペットの利用数に無料版では制限がありますが、テンプレートが多過ぎても逆に非効率になってしまうので、問題なく使えるでしょう。
それぞれの機能だけなら、専用のツールが存在したり、別のツールでもできたりしますが、これらが全て無料で、なおかつCRMと合わせて利用できるところがHubSpotの大きな魅力です。
まずは無料プランで、あなたの時間を取り戻そう
HubSpotの無料プランだけでも、ここまでの効率化が可能です。
しかも、テンプレートやスニペットは直感的な操作で使い始められます。
同じやり取りを繰り返していると感じたら、ぜひHubSpotで自動化の第一歩を。 フリーランス1年目こそ、時間の使い方を整える絶好のタイミングです。
もし設定や活用方法で迷ったら、無料での相談も受け付けています。お気軽にどうぞ！
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