1人でCRMは大げさ？少人数でもCRMを使うべき理由

フリーランスや1人社長として仕事する中で顧客とのやり取りが増えてくると、顧客情報を管理する仕組みを検討し始める方もいらっしゃると思います。顧客情報を管理するツールとしてCRM（顧客関係管理）がありますが、「フリーランスや1人社長では大げさじゃない？」「使いこなせないかも・・・」と思われる方も多いのではないでしょうか。

多くのCRMツールは大企業・中堅企業向けに多くの機能が備わっており、「使い倒す」なら規模の大きい組織です。一方で、中には無料で使えるCRMもあり、無料版のCRMなら1人からでも使うことができます。1人だからこそ様々な情報を1つのツールにまとめられるのは大きなメリットと考えています。

この記事では、1人で仕事をされている方でもCRMという仕組みを入れるべき理由とそのメリットを紹介します。

1人ならではの課題（全部1人で抱える問題）

フリーランスや1人社長の場合では、とにかく全てを1人でこなさなければなりません。チームや組織で分担できない次のような課題があります。

顧客管理の抜け漏れ

顧客が多くなってくるのは嬉しいですが、組織で言えば営業アシスタントやチームリーダーのような存在はおらず、顧客リストの取りまとめや顧客とのスケジュール調整を代わりにやってくれる人はいません。数が少ないうちはまだ良いものの、多くなるにつれ管理上の抜け漏れが発生しやすくなります。

タスクが頭の中に溜まりがち

特に個人で事業を行っていると、事業そのものの他に、確定申告や経費処理など、さまざまな雑務を1人でやっていかなければなりません。しかし本来の事業も当然優先しなければならず、それらのタスクはどうしても後回しになり、やらないければならないタスクがどんどん頭の中に溜まっていってしまいます。

返信待ち・対応待ちの管理がストレス

顧客・見込み客・パートナー会社とのやり取り、事務処理のやり取り（コピー用紙の注文とか収入印紙の用意とか本当に多種多様な雑務…）、どれも残念ながら自分がボールを投げても向こうから返ってくるまでどうしても待ちの時間が発生します。重要度、緊急度が異なる色々なことで待ちの状態が生まれるので、慣れるまではかなりストレスです。

数字を振り返る習慣が作れない

事業を続けていくための改善には、必ず数字が必要です。売り上げ、経費、どれも確実にしなければ生活が成り立たなくなってしまいます。それでも上記の対応に追われて、数字＝今月の総売上、受注数、問い合わせ数などを振り返ることが後回しになって、結局月末に慌てて確認となり、なかなか振り返る習慣が作れません。

1人でもCRMを使えばタスクに追われなくなる

結局、これらの課題はすべてのタスクを1人で管理しなければならないことからきています。

例え1人でも、顧客とのやり取りを管理する仕組みがあることで、「あれをやらなければ」「あの人への返信はどうしたんだっけ？」ということを頭の外に出すことができて雑務タスクに追われなくなるようにできます。これが、1人でもCRMを導入するべき理由です。

CRMが向いている人・まだ早い人

1人でもCRMを導入した方が良い理由を説明しましたが、導入するにはまだ早い段階の人もいます。

フリーになったばかり、立ち上げたばかりでまだ顧客数が少ない
単発案件のみを請け負っている、同時進行案件がない
リピート案件・リピート顧客が無い

上記の段階では、例えばExcelにまとめておくだけでも十分でしょう。一方で、次のような状況、悩みを抱えているなら導入を考えるべきです。もちろんExcelでも何とかなりますが、そのうちExcel管理自体も面倒になってしまいます。

順調に顧客数が増えてきたが、メールの返信漏れが怖い
案件進捗が頭の中だけにあり、いつも心配になる
複数案件が進行していて、やり取りのメールを探すのに時間がかかる

CRMを使ってできること

CRMを導入することで、フリーランスでも具体的にどのようなことができるのかを見ていきます。

顧客管理が一元化される

顧客が多くないからといって、必要な情報は一元的に管理せず色々なメモにバラバラになっていると抜け漏れが絶対出てきます。
顧客管理をExcelやGoogleスプレッドシートでまとめていくことはできますが、細かな整理は大変で、常にカスタマイズしていかなければなりません。

例えば、無料でCRM機能が使えるHubSpotでは、氏名・メールアドレス・会社名などの基本情報に加えて、メールのやり取りを一つの画面で確認できます。
全てのやり取りは、Xのタイムラインのように時系列で表示されていくので、いつ・何のやりとりを最後にしたかが分かりやすいです。見やすい形で表示され、顧客情報として登録したい内容もあらかじめ揃っています。

タスクの自動化で“脳の容量”を空けられる

また、CRMの中にはタスク機能がついているものもあります。仕事におけるほとんどのタスクは、顧客やパートナー会社など、人に紐づいているか、案件に紐づいているはずです。
そのため、CRMのなかでタスクと顧客情報を紐づけることができると、CRMの中で自動的にタスクを管理していくことができます。

とはいえ、いろいろな雑務まで含めて全部をCRMに放り込むと逆にゴチャゴチャしてしまいますので、事業に関するタスクのみを管理するようにしましょう。

後回しにしていた分析が自動で進む

CRMツールにはレポート・ダッシュボード機能がついているものあります。例えば、お問い合わせ数や受注数、売上高など、主要な指標は標準でレポートがあったりするので、自分でExcelやスプレッドシートを集計しなくて済みます。それらを週に1回見返すだけでも、慌てて集計して確認する手間がなくなります。

無理なくCRMを始めるコツ

CRMで具体的にどのようなことができるかを紹介してきました。それでもCRMをいきなり始めるとその多機能さに圧倒されることもあると思います。ここからは、無理なくCRMを始めるコツを紹介します。

まずは無料で始められるもので試してみる

1人でいきなり有料・多機能のCRMを使う必要はありません。まずは、顧客情報や案件情報を最小限でまとめられる無料CRMから始めるのが始めるのがベストです。
無料で始められるCRMの1つとしてHubSpotがあります。HubSpotはマーケティングツールとして有名ですが、無料版アカウントにはCRM機能が備わっているため、試してみるにはうってつけです。

HubSpot無料版でできる範囲を知りたい方はHubSpot無料版でフリーランスが最初に整えるべき4つのことも合わせてご覧ください。