個人事業主・フリーランスこそ必要な顧客管理の仕組み
フリーランスとして活動していると、営業、請求、顧客対応など、すべてを1人でこなさなければなりません。順調に仕事が増えてきたときこそ、「対応漏れ」や「忘れ」が大きなストレスになります。
クライアントの情報をGmailやOutlookで管理していたり、人によってはスプレッドシートなどで丁寧にまとめているかもしれません。また、NotionやEvernoteなどの情報管理アプリを使っている方もいるでしょう。
これらのツールは素晴らしいのですが、情報が散らばりがちで、必要な時に見つけるのに時間がかかってしまいます。結果として、肝心の本業に集中できないということはありませんか？
そんな個人事業主やフリーランスの顧客管理の悩みを解決してくれるのが、無料で使えるCRMツール「HubSpot」です。
「企業向けじゃないの？」「マーケティングツールでしょ？」と思われるでしょう。確かにその通りなのですが、HubSpotは無料のCRM機能が非常に充実しており、フリーランスでも十分使いこなせる営業管理ツールになっています。
むしろ、マーケティング会社が作ったツールだからこそ、「顧客との関係をどう管理すれば効果的か」を熟知した設計になっているのです。
この記事では、忙しい個人事業主やフリーランスの方に向けて、無料で始められるHubSpotを使った顧客管理・案件管理の方法をご紹介します。
HubSpotとは？フリーランスが知っておきたい無料CRM機能
HubSpotはよく「CRMツール」と紹介されます。
CRM＝Customer Relationship Management（顧客関係管理）と聞くとなんだか難しそうですが、実際はもっとシンプルで、「お客さんとの関係を忘れないようにちゃんと覚えておくためのツール」です。
フリーランスの営業やサービス提供の現場でこんな経験はありませんか？
- 見込み客から連絡をもらったのに、忙しくて返事を忘れていた
- 商談中だった案件がどこまで進んでいたかあやふやになった
- 過去に取引した人の名前が思い出せない…でもまた提案したい
HubSpotは、そういう「うっかり忘れ」をなくすために、人に代わって情報を整理・記録し、必要なときに取り出せるようにしてくれる個人事業主向けの営業管理システムです。
私自身、最初は「こういうのは企業向けでしょ？」と感じていました。でも実際に触ってみると、画面は直感的で操作もやさしい。むしろ”1人で全部こなすフリーランス”こそ使うべきだと感じました。
無料でもここまでできる！フリーランスがまず使うべき2つの機能
① 顧客・見込み客の情報を一元管理
HubSpotでは、お客さんごとに情報カードのようなものを作成できます。名前・メールアドレス・過去のやりとり・案件のステータスなどを一元管理できるため、
「あの人、今どういう状況だったっけ？」
「最後に連絡したのいつだっけ？」
という個人事業主によくある不安が激減します。
Before（導入前のよくある状況）
- クライアントAさんから2週間前にメールが来ていたのに、他の案件に追われて返信を忘れていた
- 「確か○○さんは前回、予算感を聞いてたような…でもどのメールだっけ？」
After（HubSpot導入後）
- メール開封通知で「Aさんが昨日メールを開いた」ことが分かり、フォローのタイミングを逃さない
- 顧客カードを見れば「前回の商談：予算100万円、決裁者は部長、検討期限は来月末」が一目瞭然
さらに、HubSpotはGmailやOutlookと連携することができ、HubSpotの中からメールを送信することも可能です。
メールの送受信が自動で記録されるので、顧客情報やステータスと一緒に確認することができます。特に便利なのは「メール開封履歴が見られる」こと。いつメールを開いたかが分かるので、次のアクションを考えやすくなります。
② 案件管理をカンバンで見える化
HubSpotには営業プロセスや案件の状況をカンバン形式で管理する機能があります。
たとえば、「問い合わせ → 提案中 → フォロー中 → 成約済み」という流れでカンバンを作り、案件ごとのステータスを管理することができます。
タスク管理ツールのTrelloやTodoistなどを使ったことがある人は見覚えがあるかもしれません。これはトヨタ生産方式のカンバン形式です。
最近ではNotionなどのツールでも同じように進捗管理できますが、HubSpotで案件管理できる強みは、顧客情報と案件情報を簡単に紐づけることができる点です。
案件の進捗を確認したついでに顧客の情報カードに飛んでメールを打ったり、ツールを行ったり来たりすることなく、HubSpot内でフリーランスの営業業務を完結させることができます。
フリーランス向けHubSpot導入の始め方
最初から全ての機能を使いこなす必要はありません。先ほど説明した2つの機能だけでも、素早く自動で顧客情報を整理・記録することができます。
今すぐ始められる3ステップ
- HubSpotに無料登録（3分で完了）
- 既存のお客さんの情報を5人だけ入力してみる
- 1週間使ってみて、個人事業主としての業務効率化を実感する
HubSpotは登録も数分で完了し、すぐに使い始めることができます。「CRMはまだ早い」と感じているフリーランスの方ほど、一度触ってみてほしいツールです。
まとめ：個人事業主こそ無料CRMで業務効率化を
この記事では、HubSpotの「まずここから」という基本的な顧客管理・案件管理機能に絞ってご紹介しました。
フリーランスや個人事業主の方が抱えがちな「顧客情報の管理」「案件の進捗管理」「メール対応の効率化」といった課題を、無料のCRMツールで解決できることがお分かりいただけたでしょうか。
今後は、以下のようなより実践的な内容も記事にしていく予定です！
- フリーランス向けHubSpot詳細設定方法
- 個人事業主のHubSpot活用アイデア
- 他の無料CRMとの比較レビュー