HubSpot無料版でフリーランスが最初に整えるべき4つのこと

HubSpotを使ってみたいけれど、「いきなり有料版はハードル高い」「無料版で始めてみたいけど、自分のやりたいことはできるのか」「1人で使っても大げさじゃないのか」と不安に感じていませんか？

特にフリーランスや1人会社の代表にとっては、CRMという言葉だけで「自分にはまだ早いかも」「企業向けの大きなツールでは？」と思いやすいものです。

でも実際には、顧客情報をまとめる、案件の進捗を見える化する、問い合わせを整理する、やることの抜け漏れを減らす、といった日々の管理の基本は、無料版でも十分始められます。

この記事では、HubSpot無料版でフリーランスが最初に整えるべき4つのことを、できるだけシンプルに整理して紹介します。「無料で試しながら、自分に合う管理の形を作りたい」という方は、まずここから読んでみてください。

HubSpot無料版はこんなフリーランスに向いている

CRMは大きな組織向けのツールが多いですが、フリーランスであっても次のように感じている場合は、決してCRMは大げさではありません。むしろ、1人で事業を回している方だからこそ、早くから管理の仕組みを整えておくことが必要です。

「1人でCRMを使うのは大げさではないか」と感じて迷っている方は、1人でCRMは大げさ？少人数でもCRMを使うべき理由をご覧ください。

顧客対応や商談の進捗が頭の中だけになっている

クライアントAさんのメールには返信したけど、Bさんには返信したっけ？そんなふうにメールの返信漏れがないか常に気になってしまったり、案件の進捗をメールを漁って思い出したり…。

顧客対応や商談管理が自分の頭の中だけになっていませんか？クライアント数が少なかったり、単発案件だけが進んでいる場合はそれだけでも十分ですが、クライアント数が増えて複数同時進行になってくると、頭の中だけにあるとどんどん不安になってしまいます。

スプレッドシート管理に限界を感じ始めている

頭の中ではなくて一応スプレッドシートやExcelで管理している。そんな場合でも、最新の案件が反映されていなかったり、動いていない案件が残って情報が古くなっていたり、常に情報を更新できていないことはありませんか？

これも数が少なければ問題ないですが、忙しさにかまけて一度更新を怠ると、どんどんもう更新しなくていいやと、面倒に感じてしまうものです。

まずは無料でCRMを試したい

Notionやスプレッドシートなど、いろいろなことができて自分が好きなようにカスタマイズできるツールもあります。しかし、それらは全て自分で最初に準備しなければなりません。自分にはどんなものが使いやすいか、それは試してみないと分かりづらいです。
そんな時、まずは無料で気軽に試してみるにはHubSpot無料版はちょうど良いです。顧客情報の管理、案件の管理など、一通りできることが無料版でも揃っています。

HubSpot無料版で最初に整えるべき4つのこと

顧客情報を1か所にまとめる

あるクライアントはメールだけだけど、別のクライアントはメールであったりチャットツールであったりいろいろなツールを使い分けることは珍しくありません。

そのように、情報がバラバラいろんなところに分散していると、まずそれを探すことに時間がかかってしまい、それだけで疲れてしまいます。

企業に勤めた経験があると、上司や先輩から仕事の引き継ぎを受けたけどいろいろなフォルダにデータがバラバラにあってうんざり…なんてことは一度や二度ではないはずです。

HubSpot無料版であれば、顧客の情報をCRMという1か所にまとめることができるので、ここに全ての情報が保管されているという安心感は格別です。

商談の進捗を見える化する

クライアントへ見積もりを提示済が1件、打ち合わせの日程調整中のものが2件、お問い合わせに返信できていないものが1件…ステータスが異なる案件を複数抱えていると、なかなかそれら全てを覚えておくのは大変です。何より返信漏れや抜けが起きやすくなります。

HubSpot無料版であれば、顧客情報だけでなく商談の情報もCRMに登録できます。この商談はどの顧客からの依頼か、そういった関係性も一目でわかります。バラバラに管理するのではなく、1か所にまとめて見えるようにすることがCRMのメリットです。
フリーランス向けCRM無料活用術｜HubSpotで顧客管理と案件管理を一元化

やることの抜け漏れを減らす

仕事上のタスクは顧客や案件と紐づけておくことで、こういう状態だからあれをやらなければならないといったやることの流れが見えるので、タスクの抜け漏れを減らすことができます。単にタスク管理アプリだけで管理すると、それらの情報と結びつけることができません。

問い合わせ対応を整理する

HubSpot無料版でもお問い合わせフォームを使用することができます。HubSpotフォームからのお問い合わせならば、問い合わせの情報をもとに自動で顧客情報が新規に登録されます。問い合わせの内容をいちいち入力する必要がなくなるので、CRMを利用するならウェブサイトのフォーム機能はぜひ利用したいです。

HubSpot無料版でできること/有料版を検討したいこと

HubSpot無料版でできることを紹介してきましたが、次のような用途の場合は有料版を検討した方が良いです。

無料版でできること

顧客の情報、商談の情報を一元的に管理する
タスクを管理する
ウェブサイトにCRMと連携したお問い合わせフォームを設置する

有料版が必要なこと

顧客に対してメールマーケティングしたい
⇨全くできないわけではありませんが、できれば有料版の方がマーケティングに関するツールは揃っていて、やれることは多いです
高度な自動化をしたい
⇨メルマガを配信して、何か反応があったら次にこのメールを打つといったステップメールの自動化を行いたい場合は有料版が必要です

HubSpot無料版を活用するための4つのステップ

HubSpotの無料版を活用するために、まずはここから始めようという4つのステップを紹介します。CRMツールを使ったことがない方でも始めやすいところに絞って紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

1. 顧客管理をHubSpotで始める

HubSpotでは、顧客や見込み客、その他関わりのある連絡先のことをコンタクトと呼びます。バラバラになっていた情報をコンタクトに登録しましょう。まずは最低限、既存の顧客、進行中の顧客の情報からでOKです。

メールアカウントを連携する

個別に登録することもできますが、HubSpotではメールアカウントを連携させることで、メールのやり取りが発生したら、メールの中からHubSpotへ自動で登録することもできます。

メールアカウントを連携しておくことで、メールでのやり取りがXのタイムラインのように時系列で確認することができるようになります。
具体的な進め方は忙しいフリーランスがHubSpotで最初にやるべき4つのことで紹介しています。

2. 商談管理をHubSpotで見える化する

コンタクトの登録ができたら商談の情報をHubSpotに登録しましょう。HubSpotでは商談のことを取引と呼びます。取引には、今のどのような状態かというステータス、売上金額などの情報を登録できます。

取引パイプラインを設定する

商談には、一定の流れがあります。お問い合わせ⇨アポイントを取得⇨見積もり…というような、商談の流れのことをHubSpotでは取引パイプラインと呼びます。

HubSpotでは取引パイプラインを利用してそれぞれの商談を見える化できます。見積もり提示済み、打ち合わせ調整中などステータス別に把握できるので、まずは自身の案件発生のタイミングから受注に至るまでの流れを振り返ってみてください。詳しくは商談の流れを意識できていますか？フリーランス1年目の取引パイプライン活用術をご覧ください。

3. 問い合わせをHubSpotで管理する

自身のウェブサイトやSNSアカウントを持っていれば、そこからのお問い合わせ情報を直接HubSpotに登録できるようにしましょう。HubSpotでお問合せフォームを用意することで、いつ、誰からの問い合わせがあったかをまとめて確認でき、自動でコンタクトを作ることができます。

HubSpotフォームを設定する

HubSpotでフォームを作り、それを自身のウェブサイトに公開しましょう。いくつかの方法がありますが、HTMLの知識が少しでもあれば、HTML埋め込みコードが用意されているので、それを自身のサイトに設置する方法が最もシンプルです。HTMLの知識がない方でも、個別のURLがあるのでそこへリンクを設定するだけでもOKです。

詳しくは、フリーランスの問い合わせ管理はこれで解決！フリーランス1年目のHubSpotフォーム活用術をご覧ください。

4. タスク管理をHubSpotで始める

登録ができたら、少しずつタスクをHubSpotで管理することを試してみましょう。誰かに連絡する、見積もりを作成するといった仕事上のタスクは、コンタクト・商談に関係しているはずです。CRMに紐付けてタスクを管理することで、「いつ・誰に・何をやる」が明確になるので抜け漏れを防ぐことができます。

タスク登録ルールを決める

CRMに紐付けて登録するため、どのようなタスクを登録するか、最低限のルールを決めておいた方が迷いがなくなります。
例えば、お問い合わせ後のアポの調整、見積もり作成、見積もりの連絡など、商談のステータスを変えるタスクを登録しておくと、進捗とタスクが紐付くので取り掛かりやすくなるでしょう。

最初はまだやらなくていいこと

細かすぎる入力ルールづくり

入力項目がたくさんあると、ちゃんと入力しなければと不安になるかもしれません。しかし、入力自体が負担になってしまい、結局続けられなくなってしまってはもったいないです。
細かな入力ルールは決めず、最低限この項目とこの項目だけは入力するようにする、と最低限ルールを決めた方が良いでしょう。また、お問い合わせフォームを活用したり、自動で入力されるような仕組みを入れることも大切です。

複雑な自動化

自動で入力される仕組みを作るのも大切と書きましたが、この自動化も、複雑なことをやろうとして悩むのも本末転倒です。まずはお問い合わせフォームから、それ以上の自動化はできたらいいなぐらいに構えておくと良いでしょう。

すべてを完璧に管理しようとすること

完璧な登録、管理を目標にしてしまうと疲れます。あくまで、これまで頭の中にあった情報をできるだけ外に出して抜け漏れを少なくすること、頭の中のモヤモヤをスッキリさせることがCRM活用のメリットです。一部が頭の中に残っていても、それでモヤモヤしなくなれば良いのです。全ての顧客・見込み客・パートナー企業を登録する必要はありません。最低限の登録から始めてもいい。管理すること自体が目的にならないよう、気軽に使っていきましょう。

ちゃんとやらなきゃと気負いすぎると続きません。まずは1日5分で続く、HubSpotのゆるい顧客管理【フリーランス向け】のように、少しずつ始めていきましょう。